Intelligent indbakke

Baggrund

Praksissystemernes indbakke er et af de vigtigste omdrejningspunkter i klinikken, hvor mange forskellige digitale beskeder kommer uprioriteret.

Indbakken er ofte underopdelt baseret på beskedtype (epikriser, korrespondancer, henvisninger, administrativ korrespondance, e-konsultationer osv.). Lægerne bruger ofte en time eller mere om dagen på at gennemgå den indkomne post.

Projektet Intelligent indbakke startede i MedCom11-perioden, hvor analysen viste, at det er særligt tidskrævende for lægerne at gennemgå og håndtere laboratoriesvar.

Det blev derfor besluttet at videreføre projektet, men i denne omgang at arbejde i dybden med potentialet for automatisk håndtering af laboratoriesvar.

Formål

Formålet med projektet er at etablere en mere effektiv indbakke med fokus på en bedre håndtering af laboratoriesvar, som derved letter lægens og praksispersonales håndtering
af indkommende post.

Dette skal gøres ved at gøre håndteringen af de indgående laboratoriesvar mere intelligent.

Hvad går projektet ud på?

Projektet var fra starten forankret i Strategi for digital sundhed 2018-2024: ”Et sikkert og sammenhængende sundhedsnetværk for alle”.

Her viste det sig dog hurtigt, at det var særligt tidskrævende at gennemgå og håndtere laboratoriesvarene.

Der er i 2022 lavet en dybere undersøgelse blandt ca. 10 meget forskellige klinikker.
Her viste det sig, at 33% af alle laboratoriesvar kunne håndteres automatisk og 20% kunne håndteres mere intelligent, evt. lægges direkte i journalen, hvis patienten har en tid inden for
et givent tidspunkt.

I projektet, hvor ”Den intelligente indbakke” integreres i et lægesystem, vil der fokuseres på
2 scenarier:

1. Autobesvarelse og autoarkivering af normale svar
2. Autoarkivering til senere vurdering hvis patienten har en tid.

Pilotafprøvninger

I marts 2023 blev der kørt pilotafprøvning i et lægesystem med tanke på udbredelse til øvrige lægepraksissystemer samt drift i storskala.

Desværre deltog kun nogle få praksis. Data viste, at der var potentiale for væsentlige tidsbesparelser, men det blev besluttet at datamaterialet ikke var stort nok til at drage konklusioner for det videre arbejde.

Styregruppen godkendte derfor en ny pilotafprøvning, som blev kørt i juni 2023 med flere deltagende praksis og bedre information og støtte til de deltagende parter.  

Det var forventet, at lægen og klinikkens personale ville mærke en tydelig reduktion i den tid,
som de tidligere har brugt på at gennemgå og håndtere laboratoriesvar. Men det blev dog ikke et tydeligt resultat af pilotafprøvningen.

Derimod blev det synliggjort, at opsætning i praksissystemet, med de funktioner, løsningen indeholder, skal være på plads, inden der opnås effekt og dermed tidsbesparelse af funktionen ’Intelligent Indbakke’.

I evalueringen af anden pilotafprøvning blev det anbefalet, at forbedringsmuligheder skulle undersøges; både om der var mulighed for nogle centrale opsætninger, som kunne være fælles for alle praksis, men også hvordan de lokale opsætninger kunne gøres mere simple at vælge og bruge i den enkelte praksis.

På et styregruppemøde i Digital Almen Praksis (DAP) i oktober 2023 besluttede styregruppen, at de forbedringsmuligheder, der har vist sig i piloten, skal indarbejdes i løsningen og testes, før løsningen udrulles og implementeres i de øvrige lægepraksissystemer.

I marts 2024 startede MedCom derfor endnu en afprøvning op.

Inden afprøvningen startede, havde det deltagende lægesystem implementeret de forbedringsforslag, der var kommet efter de tidligere test, og lavet en central opsætning med behandling af de tekstsvar, der ikke har klinisk betydning (eksempelvis ’Taget’, ’Udført’ og ’Sendt’).

De medvirkende klinikker blev introduceret til løsningen på et fælles webinar og efterfølgende individuelle videomøder, hvor lægesystemleverandøren hjalp med opsætning af de regler, den enkelte klinik ønskede at benytte.

Afprøvningen viste igen et stort potentiale, for at hjælpe klinikkerne med en mere intelligent håndtering af laboratoriesvar, og hjælpen blev som forventet større jo flere regler, der var sat på i klinikken.

Interview med et par af klinikkerne viste en stor tilfredshed med løsningen, men det blev også synligt, hvor vigtigt den grundige vejledning og hjælp ved opstart er.

I august 2024 blev resultater fra sidste afprøvning præsenteret på styregruppemøde i Digital Almen Praksis (DAP), hvor det blev besluttet at arbejde videre med løsningen med henblik på udbredelse og implementering i de øvrige lægepraksissystemer.

MedCom starter arbejdet op med brugerhistorier og testprotokol. Vi forventer at lægesystemet, der har deltaget i pilottest, kan testes og godkendes i december 2024 og øvrige lægepraksissystemer i løbet af 2025.

Den intelligente indbakke vil herefter sammen med patientoverblikket give den praktiserende læge og praksispersonalet en mere effektiv hverdag.